|
הורים יקרים,
בשעה טובה הילד או הילדה עומדים בפתחו של מסע שיוביל אותם לעולם
המבוגרים.
טקסי בת המצווה ובר המצווה מהווים ציוני דרך המסמלים התבגרות וכניסה
לעולם של מחוייבות. שנת בר ובת המצווה מאפשרת לנו, המבוגרים, לנצל את התקופה
ולהטמיע בבני הנוער ערכים ודפוסי התנהגות שנרצה לראות בבגרותם. מילדים הם הופכים
לנערים ונערות עצמאיים אשר בוחנים באופן מודע את זהותם.
ולכן, האירוע הוא לא הנקודה החשובה ביותר. לא פחות חשובה הדרך לשם!
בחוברת הראשונה בסדרה, תוכלו למצוא טיפים ועיצות שיעזרו לכם בתחילת
הדרך.
אספתי עבורכם שניים עשר דברים שחובה לדעת. הם חשובים ביותר ויעזרו
לכם לצלוח את השלב הראשון של התכנונים בהצלחה.
כל העיצות והטיפים מתבססים על ניסיוני האישי והמקצועי בתחום
האירועים.
בהצלחה,
רונית וסולי
Citrusim – The Art of Events
אין
להעתיק, לשכפל, לצלם, להקליט, לתרגם, לאחסן במאגר מידע או להפיץ בשום צורה ובשום
אמצעי, ללא אישור מ-Citrusim - The Art of Events.
התייעצו איתם ושתפו אותם
האירוע הוא גם שלהם. שיתוף בשיקולים ובקבלת ההחלטות יעלה את הביטחון
העצמי שלהם, ייצור דרך לתקשורת פתוחה ובונה מולכם ויגביר את המוטיבציה שלהם לעשייה.
היו שותפים מלאים גם במשימות – הציבו ייעדים, חלקו ביניכם את משימות וקבעו לוחות
זמנים לביצוע. מילת המפתח היא יחד! גייסו אותם למשימה. תתפלאו לגלות כמה הם יכולים
להיות בוגרים, מדהימים ואחראיים.
מומלץ לקבוע ביומנים פגישות מסודרות ולעבור על הדברים – מה בוצע,
איפה הדברים עומדים, מה הייעדים לתקופה הקרובה וכדומה.
אם תשכילו ליצור אוירה טובה ובונה במפגשים, הם יהפכו למפגשי איכות
שיהיה קשה לוותר עליהם בתום התהליך.
למדו אותם
כפי שציינתי בהקדמה, שנת בר ובת המצווה מאפשרת לנו, המבוגרים, לנצל את
התקופה ולהטמיע בבני הנוער ערכים ודפוסי התנהגות שנרצה לראות בבגרותם. תהליך הפקת
האירוע מהווה הזדמנות מצויינת לדבר על כסף ומקורות מימון, איך מנהלים משא ומתן,
איך מנהלים תקציב בצורה אחראית ובוגרת, איך מקבלים החלטות, יתרונות וחסרונות בכל בחירה
וכדומה.
חוזים
העיצה הכי טובה שאני יכולה לתת לתחילת הדרך הוא לא לחתום על כלום!!!
לפני שלוקחים את החוזים של הספקים השונים הביתה וקוראים אותם לאורך ולרוחב.
קריאה מעמיקה של החוזה חשובה במיוחד כשמדובר באולם אירועים, שזה הפרמטר הכי יקר מתוך סל התקציב, מרבית הכסף מוזרם למקום בו בחרתם לקיים את האירוע שלכם (ולאוכל).
קריאה מעמיקה של החוזה חשובה במיוחד כשמדובר באולם אירועים, שזה הפרמטר הכי יקר מתוך סל התקציב, מרבית הכסף מוזרם למקום בו בחרתם לקיים את האירוע שלכם (ולאוכל).
שימו לב שהחוזה מתייחס לכל הגורמים: רשיון עסק (+עסק חוקי) בטחון
ובטיחות, הסדרי תשלום (חשוב לוודא שיהיו מקובלים עליכם. זה פרט שלא מתייחסים אליו
בדרך כלל כשמדובר באירוע רחוק), תנאי ביטול, שעות עבודה של הספק באירוע ועוד...
לרשום
מילת המפתח היא לרשום. כי כשרואים לא מעט ספקים הדברים נשכחים
ולפעמים יש הפתעות לא נעימות ובלתי צפויות.
חשוב מאוד לחתום על הדברים שנאמרים ומסוכמים, גם בפגישה הראשונה. כי לפעמים בכדי לשכנע אתכם לחתום ולסגור אירוע, אומרים דברים שאחר כך "נשכחים" בעת חתימת החוזה.
חשוב מאוד לחתום על הדברים שנאמרים ומסוכמים, גם בפגישה הראשונה. כי לפעמים בכדי לשכנע אתכם לחתום ולסגור אירוע, אומרים דברים שאחר כך "נשכחים" בעת חתימת החוזה.
יש להכניס את כל ההערות והסיכומים לחוזה הרשמי (זה ממש בסדר לכתוב
הערות בכתב יד על גבי החוזה). זה תופס גם לגבי הערות וסיכומים שנעשו במייל. הדפיסו
את המיילים הרלוונטים וצרפו אותם אל החוזה.
ספקים קטנים
אל תקלו ראש בחתימה על חוזה מול כל הספקים, במיוחד עם הספקים הקטנים.
למרות שהסכומים שהם גובים פחות "רציניים" עדיין, לא כדאי לתת מקדמות ללא
אישור וחתימה על חוזה, כשכל התנאים ברורים, מתאימים ומקובלים על שני הצדדים.
חתימה על החוזים
שימו לב ששני הצדדים (הן הספק והן אתם) חתומים על ההסכם. כשהחוזה
נחתם ונשלח בדואר ו/או במייל, פעמים רבות קורה שרק אתם חתומים עליו. התעקשו לקבל
את החוזה בחזרה עם חתימת הספק. במקרה של שליחת החוזה, ציינו על גבי החוזה שהוא תקף
רק בתנאי ששני הצדדים חתומים.
ניהול משא ומתן
חשוב מאוד לנהל משא ומתן עם הספקים. בעת ניהול המשאים והמתנים, עליכם
להתייחס, מעבר לנושא הכספי, גם לחבילת השירותים שאתם מקבלים מהספק וגם לאיכות
השירות. שימו לב שאתם מרוצים מהמחיר ובחנו אם אתם שלמים עם סל השירותים שמוצע לכם
בתמורה למחיר שאתם משלמים.
זה ממש בסדר להתמקח, כל עוד לא עוברים את הגבול. כיוון שספק שמרגיש
נוח עם המחיר ולא מרגיש ש"דפקו אותו", יתן 200% מעצמו - ישדרג, יהיה
אדיב יותר, נעים יותר וילך לקראתכם. ולהיפך. הוא לא יפגע בשם שלו (כי יותר קל
להרוס מאשר לבנות) אבל בהחלט שהוא לא יתן את כל כולו.
הציגו בפני הספקים את השיקולים שלכם והתקציב. תופתעו לגלות שיש לא מעט ספקים שילכו לקראתכם, יצ'פרו ויתנו הנחות. כל מה שצריך לפעמים זה רק לבקש.
הציגו בפני הספקים את השיקולים שלכם והתקציב. תופתעו לגלות שיש לא מעט ספקים שילכו לקראתכם, יצ'פרו ויתנו הנחות. כל מה שצריך לפעמים זה רק לבקש.
תקציב לאירוע
כשבאים להפיק אירוע מתחילים מתקציב. זהו הפרמטר הכי חשוב לדעתי.
לפיו, למעשה, ייקבע הכל. מומלץ לעבוד עם דוחות אקסל או לארגן רשימות בכל דרך שנוחה
לכם.
כמות מוזמנים לאירוע
לאחר קביעת התקציב צריך לעשות הערכה מדוייקת (עד כמה שאפשר בנקודת
הזמן הזאת) של כמות המוזמנים. הכינו רשימה כתובה של המוזמנים שלכם. אל דאגה, לא
מתחייבים על כל המוזמנים. בעת ההתחייבות מול הספקים, נהוג להוריד בין 20 ל- 30
אחוזים מכמות המוזמנים המשוערת. לאחר אישורי ההגעה, נהוג להוריד עוד 15% - חמישה
אחוזים של ביטולים ברגע האחרון ו- 10% נוספים שמקבלים רזרבה מהאולם (בהנחה שהאולם
נותן 10% רזרבה).
תיאום ציפיות וסיעור מוחין
כשיש כבר כמות מוזמנים משוערת ותקציב לאירוע, אפשר להתחיל לחלום!
ערכו תיאום ציפיות ביניכם ואחר כך עם ילדכם/ילדתכם. כתבו מה חשוב לכם שיהיה באירוע
ומה חשוב פחות. על מה אפשר להתפשר ומה MUST... בנוסף, העלו רעיונות לכל מרכיבי האירוע (עיצוב, theme, אוכל מיוחד, קונספט האירוע ועוד)
שש השאלות לתיאום הציפיות
שש השאלות האלה יעזרו לכם במיקוד:
כמה?
כמה כסף אתם מקצים לטובת האירוע ומהם מקורות ה"מימון" –
חסכונות, מתנות, בונוס מהעבודה וכדומה. בכל מקרה, חשוב ונכון להתחשב בסכום הממוצע
שמביא כל אורח (כולל ההורים, האחים והחברים הקרובים) בשכלול העלויות לאירוע, אך יש
לתכנן את האירוע לפי היכולות הכספיות שלכם ולא לפי יכולתם של האורחים. האחריות
לדאוג לצד הכספי של מימון החגיגה שאתם בחרתם לעשות ואליה הזמנתם אורחים - היא
שלכם.
איזה?
איזה
אירוע אתם רוצים לקיים. אירוע רק של החברים של הילד/ה, אירוע משפחתי בלבד, אירוע
משולב.
מי?
לאחר קביעת התקציב ואופי האירוע, צריך לעשות הערכה מדוייקת של כמות
המוזמנים. יש לפנות גם לילדים ולבקש מהם להכין רשימה שמית של החברים שהם רוצים
להזמין. במקביל, ערכו רשימה שמית של המוזמנים שלכם. בחנו איזה מעגלים אתם רוצים
להזמין – המעגלים הקרובים יותר או גם את הרחוקים.
איפה?
כשיש תקציב וכמות משתתפים אפשר להתחיל לחפש מקום. בדקו איפה אתם
רוצים לערוך את האירוע מבחינה גיאוגרפית (בהתחשב במקום המגורים שלכם, של המשפחה
הקרובה ושל האורחים מהמעגלים הרחוקים יותר). כמו כן, עליכם להחליט איזה סגנון של
מקום ואירוע אתם רוצים – גן, אולם, משולב, טבע, בית, וילה, בריכה, מועדון, טיול,
לינת שטח, צימרים,קריוקי וכיוב'.
מתי?
באיזו תקופה של השנה אתם רוצים לקיים את האירוע (בסמיכות לטקס הדתי
אם עושים, אחרי הטקס וכו') והאם הזמן שעומד לרשותכם עד האירוע מספיק בכדי לתכנן
ולארגן אותו בצורה הכי טובה ונכונה לכם.
מה?
מהם הדברים הנוספים שחשובים לכם שיתקיימו באירוע. זה המקום להכניס את
כל הרצונות והפנטזיות שלכם. יכול להיות, שבסופו של דבר לא הכל יתגשם, אבל לחלום
תמיד מותר...
המשולש הקדוש
לאחר תיאום הציפיות, בוחרים את שלושת הדברים הכי חשובים לכם. בדרך
כלל מדובר באלמנטים הגדולים והיקרים יותר בכל מערך החתונה. רוב האנשים יגידו: אוכל/מקום,
צלם ותקליטן.
ו..... יוצאים לדרך!
שמחה שהצטרפתם אלי אל המסע – מסע הפקת בר / בת המצווה של ילדכם
/ילדתכם.
כולי תקווה שהעיצות בחוברת קצת עשו סדר ונתנו כיוון.
אם יש לכם שאלות ואתם זקוקים לעזרה והכוונה
אתם מוזמנים לפנות אלי בשמחה
רונית וסולי
נייד/וואטצאפ: 1-408-242-2155
בדף הפייסבוק שלנו תמצאו מידע אודות הפקת אירועים - השראה, טיפים,
עיצות ורעיונות מיוחדים ויצירתיים לשדרוג האירוע
החל מה- 16 ביוני 2015 אהיה זמינה עבורכם ואשמח להפיק לכם
את האירוע או להוציא את האירוע שתכננתם לפועל (ביום האירוע עצמו).
פנו אלי לקבלת פרטים!
